لا يكفي أن يتساوى إجمالي التقرير مع الرصيد المتوقع. المطابقة الجيدة تفسر الفروقات وتحدد مسؤول معالجتها. في البنوك تقارن الدفاتر بالكشف، وفي المخزون تربط السجلات بحركة الأصناف والعد الفعلي والقيمة المحاسبية.
مطابقة الأرصدة البنكية
- حدد فترة موحدة وحسابًا واضحًا لكل بنك أو وسيلة تحصيل.
- طابق التحصيلات والمدفوعات والرسوم والتحويلات بين الحسابات.
- افصل فروق التوقيت عن العمليات غير المسجلة والأخطاء والتكرار.
- تابع البنود المعلقة بأعمارها ومستنداتها ومسؤولها.
تسوية أرصدة المخزون
حدد تاريخ القطع وحركات الاستلام والصرف حوله، ثم طابق الكميات مع العد المعتمد. راجع الوحدات والتكلفة والتالف والمرتجعات وأثرها على قيمة المخزون وتكلفة المبيعات. لا تُحمّل الفرق على المصروفات قبل التحقق من سببه واعتماد المعالجة.
من المطابقة إلى الرقابة
افصل الإعداد عن المراجعة قدر الإمكان، وحدد دورية مناسبة لحجم النشاط ومخاطره. احتفظ بالنسخ المعتمدة وربطها بقيود التسوية، وصعّد البنود القديمة أو غير المعتادة بدل ترحيلها بلا متابعة.
يساعد بروف أكاونتنت على تنظيم دورة المطابقة وسجل الفروقات والتسويات، بحيث تصل الإدارة إلى رصيد مفهوم ومدعوم بالمستندات.